Mailing reklamowy to dzisiaj najskuteczniejszy sposób promocji i reklamy. Dziennie wysyła się miliony maili z ofertami i reklamami. Być możne ty też wysyłasz takie maile do swoich klientów, ale czy masz świadomość, że e-mail marketing może być nielegalny? Za wysłanie spamu można nawet trafić do więzienia! Co prawda nie ma w Polsce prawnej definicji spamu, ale mamy za to określenie niezamówionej informacji handlowej. Informacja handlowa to każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Czy taki charakter mają twoje maile firmowe? Cze te informacje były zamówione przez odbiorców? Jeśli nie masz pewności to koniecznie czytaj dalej.
Polskie prawo jest bardzo skomplikowane. Kwestie gromadzenia adresów mailowych, danych klientów i komunikowania się z nimi w zakresie marketingu reguluje aż 5 ustaw! Nawet prawnicy mają z tym problem, a co dopiero mówić o zwykłym przedsiębiorcy. W tym artykule zebrałem najważniejsze kwestie, których zapewnienie pozwoli na prowadzenie mailingu reklamowego zgodnego z prawem.
Legalny mailing reklamowy
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną jasno informuje, że zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. To oznacza, że jeśli ktoś nie wyraził zgody – nie można mu wysłać wiadomości marketingowej.
Nie można sobie spisać adresów z internetu, albo kupić na Allegro całej bazy i wysyłać jakiekolwiek informacje związane z biznesem. To jest zabronione. Konieczna jest zgoda takiej osoby, tylko co to oznacza w praktyce? Jak powinna wyglądać taka zgoda? Ta sama ustawa wyjaśnia to bardzo lakonicznie w kolejnym artykule – informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny. W praktyce oznacza to, że wystarczy, aby osoba sama udostępniła nam swój adres mając świadomość o naszym celu, aby uznać wyrażenie zgody.
Najlepiej sprawić, aby klienci sami podawali nam swojego maila np. na stronie internetowej. Jeśli zbieramy adresy potencjalnych klientów na stronach internetowych to wystarczy umieścić jasny komunikat np. – zapisz się na nasz newsletter i odbierz voucher zniżkowy. Warunki wskazane w ustawie są tutaj spełnione – osoba sama udostępnia swój adres wpisując go w pole formularza mając przy tym świadomość, że będzie otrzymywać od nas wiadomości marketingowe. Nie ma tutaj potrzeby cytowania nazwy ustawy i umieszczania prawniczych regułek zgody z koniecznością zaznaczenia odpowiednich boksów. To tylko odstrasza użytkowników i komplikuje cały proces. Tak długo jak wysyłamy informacje o naszej firmie, a klient nie poprosi o wypisanie, tak cały czas możemy to robić zgodnie z prawem.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja gdy zbieramy dane klientów przy innej okazji np. zakładając rezerwację wizyty, podpisując umowę czy wypełniając kartę klienta potrzebną do przeprowadzenia zabiegu kosmetycznego. Fakt, że klient podał nam swoje dane rezerwując usługę nie oznacza, że możemy wysyłać mu swoje oferty marketingowe. Adres mailowy może służyć tylko i wyłącznie do realizacji określonego celu związanego z wykonaniem usługi. Można wysłać informację o zmianie terminu wizyty czy przypomnienie, ale wysłanie zaproszenia na kolejną wizytę będzie już niezamówioną informacją handlową. W takiej sytuacji konieczne jest uzyskanie odrębnej zgody na wysyłanie informacji marketingowych. Taka zgoda może być wyrażona w drodze akceptacji odpowiedniej klauzuli umieszczonej na formularzu. Na ogół takie klauzule przybierają formę prawniczej regułki z nazwami ustaw co często odstrasza i zniechęca do pozostawienia zgody. Warto więc pamiętać że treść klauzuli nie jest z góry ustalona przez ustawodawcę. Można przygotować własną bardziej przyjazną i zrozumiałą informację, która będzie częściej akceptowana.
Najwięcej problemów rodzą sytuacje kiedy zbieramy dane na odległość przy różnych okazjach. Na przykład zakładanie konta na stronie internetowej czy w systemie rezerwacji wymaga bardzo przemyślanego wykazu wszelkich zgód bo bez tego nie będziemy mogli wykorzystywać zebranych danych do innych celów. Znacznie łatwiej jest gdy zbieramy dane w siedzibie firmy. Mając klienta w recepcji i spisując jego dane wystarczy po prostu zapytać czy możemy dodać jego adres do firmowego newslettera dzięki czemu będzie otrzymywał regularne maile z informacjami, poradami i ofertami. Wcale nie musimy podsuwać mu pod nos papierowych formularzy z prawnymi adnotacjami. Zwykła propozycja zupełnie wystarczy, a odniesie znacznie lepszy efekt.
Twoje obowiązki
Zbierając adresy e-mail klientów musimy pamiętać, że zbieramy dane osobowe. Nawet jeśli zbieramy same adresy bez nazwisk to i tak obowiązują nas zapisy z ustawy o ochronie danych osobowych. Jednym z najważniejszych obowiązków jaki musimy dopełnić jest obowiązek informacyjny. Musimy dopilnować, aby osoba podająca nam swoje dane znała naszą nazwę i adres. W siedzibie firmy jest to w zasadzie oczywiste. Spokojnie można założyć że osoba, która podaje nam dane ma świadomość w jakiej firmie się znajduję. Jeśli zaś zbieramy dane na stronie internetowej to taka informacja musi się znaleźć w widocznym miejscu. Najlepiej przygotować specjalną podstroną z polityką prywatności czyli opisem wszystkim reguł jakimi kierujemy się gromadząc dane osobowe klientów oraz podając nazwę i adres administratora danych. Przygotowując politykę prywatności warto pamiętać o kolejnym obowiązku uzupełniania, uaktualnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania kwestionowanych danych lub ich usunięcia ze zbioru, gdy zażąda tego osoba, której dane są przetwarzane przez administratora (art. 35 ustawy). Warto poinformować użytkowników, że maja prawo wglądu i żądania usunięcia swoich danych w każdej chwili.
Kolejnym obowiązkiem jest konieczność stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną (art. 36 ustawy). W większości przypadków za techniczną ochronę danych pośrednią odpowiedzialność ponosić będzie nie administrator, ale usługodawca udostępniający system w którym gromadzone są dane. Przeważnie gromadząc dane osobowe korzystamy z systemów mailingowych czy zewnętrznych baz CRM. Dane gromadzone są na wykupionym serwerze trzymanym w innej firmie. To firma hostingowa i dostawca oprogramowania w chmurze w głównej mierze odpowiada za techniczne bezpieczeństwo danych. Dla naszego bezpieczeństwa warto z takim usługodawcą podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Przeważnie firmy świadczące tego typu usługi mają już gotowe umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i jej podpisanie jest zwykłą formalnością.
Zgłoszenie do GIODO
Jako administrator danych osobowych masz obowiązek zgłoszenia naszej bazy do GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych). Zgłoszenia można dokonać na stronie: https://egiodo.giodo.gov.pl/. Na stronie wypełniamy odpowiedni formularz, drukujemy pliki PDF, podpisujemy i wysyłamy pod adres biura. Zarejestrowanie zbioru może potrwać kilka miesięcy, ale samo wysłanie zgłoszenia uprawnia nas do legalnego korzystania ze zgromadzonych danych osobowych i wysyłania mailingów reklamowych.
Jak widać ilość obwarowań prawnych nie jest mała. Jeśli jednak zbierasz tylko podstawowe dane osobowe takie jak imię, nazwisko, telefon i adres e-mail to wszystkie obowiązki można zebrać w 5 punktach:
- Zbieraj adresy tylko tych osób, które same wyraziły na to zgodę podając osobiście swoje dane.
- Dopilnuj, aby każdy kto podaje adres e-mail był świadomy co będziesz mu wysyłać i znał nazwę i adres firmy.
- Spisz politykę prywatności informując o prawie użytkownika do wglądu, zmiany i usunięcia swoich danych, a także opisując rodzaj prowadzonej aktywności związanej z zebranymi danymi.
- Podpisz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą usługi hostingowej i oprogramowania w chmurze
- Wyślij zgłoszenie swojej bazy do GIODO.
Dopisek z dnia 19 lutego 2016
A co z mailami do firm?
Powyższa analiza dotyczy wysyłania wiadomości do osób fizycznych (np. do klientów typowej firmy usługowej, salonu urody, restauracji itp.). Nie ma tutaj cienia wątpliwości – nie można wysłać takiej informacji bez uzyskania uprzednio na to zgody.
Pojawiły się jednak pytania – co z wiadomościami wysyłanymi do firm i instytucji? W tej kwestii sprawa nie jest już tak jednoznaczna. Przedmiotowe ustawy regulują te kwestie w stosunku do „osób fizycznych” czy też „konsumentów”, którzy w rozumieniu KC nie są też osobami fizycznymi, lub też pozostawiają niedomówienia nie określając dokładnie o kogo chodzi. Nic dziwnego, że spotykam się z bardzo różnymi interpretacjami. Jedni prawnicy twierdzą, że można wysyłać maile do firm bez zgody, inni radzą robić to tylko za zgodą, a jeszcze inni są skłonni stwierdzić, że ta niejasność jest furtką na miarę słynnego „lub czasopisma” zawartej w innej ustawie.
Pragnę zaznaczyć, że ten artykuł nie jest poradą prawną, a tylko zbiorem moich wniosków z pracy i z rozmów z prawnikami. W mojej ocenie wysłanie oferty handlowej do firmy bez uzyskania uprzedniej zgody jest zgodne z prawem, pod warunkiem, że mamy pewność co do adresata. Nie może to być adres mailowy tupu jan.nowak@firma.pl bo to już identyfikuje osobę fizyczną, a i często pod adresem biuro@firma.pl kryje się osoba fizyczna używająca firmowego adresu do celów prywatnych. To już samo w sobie powoduje duże utrudnienia i w zasadzie wręcz uniemożliwia spełnienie warunku.
Dlatego mimo takiej opinii zalecam tak czy inaczej uzyskanie zgody na wysłanie informacji handlowej w każdym przypadku, nawet w stosunku do firm i instytucji. Unikniemy w ten sposób wszelkich niejasności, a relacje budowane w ten sposób będą zapewne bardziej owocne.
Dodaj komentarz